我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率

  • 作者:
  • 时间:2020-07-10

首先我要承认,LINE某个层面确实是个即时讨论公事的好地方,而且就是我自己的工作场合里也常常用LINE来做即时沟通的工具;有时候我和合作伙伴正在同时处理某一个案子进度时,我们就透过LINE即时沟通意见、询问问题、确认做法。

但是,有时候,这件事情也会出现一些让人手足无措的发展。

有一次週末,一个合作伙伴忽然连续传了好几张工作需要的图片与交代礼拜一的工作任务,全部打在LINE里面,切分成好几则零散的讯息,我当下也不知道怎幺办,放着不理,没想到对方还继续传讯息追问我是否有看到,结果我一回讯后对方发现我在线上,又多「聊」了几句公事。

然后到了礼拜一进公司,我还得打开LINE电脑版,花更多时间把对方週末传的图档一张一张下载,把对方零散的讯息重新整理,才能开始正式工作任务。

回头想想,我们手上握有那幺多种沟通合作工具,但因为一时偷懒方便,什幺事情都要用LINE来讲,这真的是好习惯吗?这里的LINE也可以换成任何现在在手机上的即时通讯服务,虽然这些工具愈来愈便利,帮助我们:「更即时的找到对方」,但若过度使用,其实反而会带来很多的麻烦。

我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率

当然,如果是朋友之间的聊天就另当别论,但针对「工作上」的用途来看,我们可以仔细去思考下面4个问题:

一、「什幺都要马上做」是一个好的工作处理方式吗?

以前的MSN即时通(Skype)还可以设定自己的上线、忙碌、离线状态,来明确的告诉工作伙伴自己现在是不是适合沟通的时间,但是这一点在目前最新的即时通讯工具,诸如LINE、Facebook、Google Hangouts里反而缺乏,除非登出(或脸书的关闭聊天室),要不然我们就维持在一个随时开放被聊天的状态。

当然这对朋友闲聊是有帮助的,但如果是工作的任务讨论,真的什幺都要这幺「即时」吗?其实,工作上如果什幺都要「即时」,最后只会造成工作效率的降低。

试想看看,你正在做一件重要的工作,需要一个小时来完成,结果工作了10分钟后主管用LINE即时的交给你一件任务,如果即时要求你回覆,你只好岔出时间先去处理,就算不要求马上回覆,你也得要把LINE上的讯息整理成待办事项以免忘记;这样多来几次「即时工作讯息」,那幺我们一个好好的工作时间要被切割成好几个区段,并且花费更多额外的来来回回转换不同工作的力气。

这样的做法带来的坏处不言而喻:

    首先对于工作者来说把时间都浪费在工作切换上。 再者琐碎的任务交待会让工作者混乱而无所适从。 三者当工作之间没有轻重缓急的差别时,很有可能我们把时间都花在琐事上,但真正重要的事情却没有进展。

工作不可能都是马上处理的,什幺都要即时处理只会害了工作规画,那幺回头来看,用最即时的即时通来交代工作,会是一个适合的方法吗?

二、老闆用手机在交代我们工作任务吗?

手机当然是一个方便的工具,常看电脑玩物的朋友也一定知道我很推崇「行动工作」的价值,但是任何工具有他们适合的情境,例如手机适合零散但即时、简短但快速的记录,而电脑适合把所有资料统整分析。

当我们习惯使用LINE谈论公事时,很容易开始出现在手机上交代重要工作的情形,尤其可怕的是老闆走在路上如果临时起意,想到什幺重要的事情于是「立刻」传LINE来交代,但其实老闆也还没想清楚,也不方便打太多字。

这大概是最糟糕的结果,我们会在LINE上面收到片段不完整、断断续续的讯息,这样不只达不到交待任务的效果,而且事后要追蹤管理也很麻烦。

我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率

一般朋友家人的聊天,或许会想要备份,但是大概也就是图个安心,真的有机会回头去拿出来检查的机率很低。

但是工作上的讨论又是另外一回事,尤其一些重要的对话讨论,或是在对话中一些重要事项、责任範围、时间进度是否有交待清楚,这都是常常需要「事后检验」的;而有用过LINE的人也应该都知道,要在LINE上面做这样的事后检验、长久保存是相对不容易的。

在这一点上,同为新一代即时通讯工具的Facebook聊天室内容都长久储存在网站收件匣中,而Google Hangouts的讯息也都自动备份在Gmail里,事后要翻找查询,其实更加便利。

相对起来,这两个似乎会是让工作讨论更有保障、更好整理的工具。

四、什幺样的形式可以有效、确实、清楚的交代任务?

我相信很多人在职场上最怕老闆或客户「口头」交办工作,因为用嘴巴说虽然快,但脑袋不一定想得清楚,所以讲的也不一定完整,而且口说无凭,还怕有所误解;如果是这样,那幺非常接近口头聊天的LINE,自然也面临类似的问题。

一个好的任务交办,不是用一两句嘘寒问暖的讨论型式可以说清楚的,而是应该用写一篇论述文的态度,把前因后果仔细交待,把待办事项一一条列,把重要参考档案文件附上,这样就是一个有效的任务交办。

而这样来看,目前最好的任务交办方式,其实还是电子邮件(或是类似的云端协同合作系统),有重要的公事,还是好好写一封信,跟对方好好说明,才是让工作更顺利推展的正道。

不是不要用LINE讨论公事,而是正确的用LINE讨论公事

那幺,难道说LINE只适合朋友聊天吗?

也未必,就像我开头所说的,我自己也会在公事上为了紧密沟通手边正在进行的工作,和不在同个办公室的对方用LINE来边做边讨论,但这里的重点是因为我们正在执行同样一件事情,而LINE加快了我们的沟通速度。

可是沟通有很多种:

    「一般聊天、即时沟通、紧急沟通」:这时候LINE等即时通讯工具确实身负重责大任。 「重要深入的讨论」:若是真的要长篇大论,甚至中间夹杂很多任务规划,那幺我甚至会直接选择在Google Docs这种可以备份的云端工具上讨论。 「任务的正式交办」:要有明确的记录、清楚的分析、确实的追蹤,那幺我会选择用电子邮件。

而且真的要用LINE之类的工具来处理公事时,我也会谨守几个原则,来兼顾即时沟通、找到人、不打扰、好整理、任务确实交办等需求:

    事先把重要任务与档案完整写在邮件里寄给对方。 在适当时间传一则LINE讯息提醒对方可以去看邮件。 询问对方方便时再开始用LINE进行内容讨论。 若是需要比较长篇的交待,先在笔记上打好文字,修整好,再传LINE。

例如我可能先用邮件把重要工作交代给合作者,如果对方一段时间没有回覆,我再传一则LINE提醒他找时间注意信箱,这样就能同时有即时传讯、直接沟通的好处,但又避免打断别人工作、任务交办不清的麻烦了。

我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率 Photo Credit: ChingHua Chung CC BY 2.0